0008. Beveiligen van gegevensbestanden

In deze procedure staat beschreven hoe je een gegevensbestand kunt beveiligen, zodat je deze beveiligd kunt verzenden per e-mail. Deze handleiding bevat:

Snel naar >>> Waarom de gegevensbestanden te beveiligen

Snel naar >>> Welke gegevensbestanden te beveiligen

Snel naar >>> Wat heb je nodig

Snel naar >>> Wat als een bepaalde stap in deze procedure niet lukt

Snel naar >>> Stap 1: Aanmaken van een wachtwoord

Snel naar >>> Stap 2a: Beveiligen van een Excel-gegevensbestand

Snel naar >>> Stap 2b: Beveiligen van een ander gegevensbestand

Waarom de gegevensbestanden te beveiligen

Wij willen voorkomen dat gegevensbestanden met persoonsgegevens (of andere vertrouwelijke gegevens) door onbevoegde personen worden geopend en / of verspreid (gegevenslek). Gegevensbestanden verzenden per e-mail kan wat dit betreft gevaarlijk zijn. Scenario’s zijn o.a.:

• Het gegevensbestand gaat naar een gedeelde inbox, waar meerdere mensen – ook mensen die niet betrokken mogen zijn bij deze gegevens – toegang toe hebben
• Het gegevensbestand wordt perongeluk naar het verkeerde e-mailadres verzonden
• Een onbevoegde staat per ongeluk in de CC
• Onbevoegden hebben op de een of andere wijze toegang tot het e-mailadres van de ontvanger

Om dit soort risico’s af te dekken moeten vertrouwelijke gegevens (waaronder persoonsgegevens) zodanig worden verzonden dat het niet kan worden geopend zonder wachtwoord. Het wachtwoord moet dan los worden verzonden ten opzichte van de gegevens zelf, bijvoorbeeld per SMS.

Welke gegevensbestanden te beveiligen

Indien het aantal personen van wie de gegevens worden verzonden kleiner is dan drie dan kunnen deze gegevens los in de e-mail worden verzonden.

Indien het meer dan drie personen betreft dan moeten de gegevens beveiligd worden verzonden.

Voor pasfoto’s geldt dat de gegevens altijd beveiligd moeten worden verzonden, ook al is het er maar één. Pasfoto’s vallen onder de classificatie van speciale persoonsgegevens en dienen met extra zorg te worden behandeld.

De bovenstaande voorwaarden gelden ook voor persoonsgegevens van werknemers (collega’s).

Overige gegevens welke beveiligd dienen te worden verzonden:

• Securitygevoelige configuratiegegevens zoals API-keys en licentiekeys
• Gegevens met betrekking tot infrastructuur, zoals hardware, licenties en certificaten
• Verkooprapporten waarop OV-chipkaartnummers worden vermeld

Wat heb je nodig

• Een e-mailclient zoals Outlook
• Het gegevensbestand
• De supporttelefoon van Chip Bizz om te SMS’en

Wat als een bepaalde stap in deze procedure niet lukt

• Vraag Lucas of Jeremy om ondersteuning

Stap 1: Aanmaken van een wachtwoord

We beginnen bij het aanmaken van een wachtwoord in Keepass. Door hiermee te beginnen waarborg je dat je het wachtwoord nooit perongeluk kan verliezen nadat je het hebt ingesteld voor je gegevensbestand. Bovendien waarborg je hiermee dat je collega’s die er ook bij moeten kunnen, er ook bij kunnen.

Stap 1.1: Open Keepass

Zie ook de Handleiding gebruik Keepass.

Stap 1.2: Open in dit bestand de map “Versleutelde bestanden”

Stap 1.3: Maak een nieuwe key aan voor het gegevensbestand

Zie ook de Handleiding gebruik Keepass.

Laat Keepass een wachtwoord genereren van tenminste 10 posities lang. Tevens dient dit wachtwoord cijfers te bevatten en grote- en kleine letters.

Een korter / simpeler wachtwoord kan gemakkelijk worden gekraakt.

Stap 1.4: Sla deze nieuwe key op

Dubbelcheck de gegevens die je hebt ingevoerd en sla op.

Stap 2a: Beveiligen van een Excel-gegevensbestand

Hieronder lees je hoe je een Excel-gegevensbestand beveiligt met een wachtwoord.

Stap 1: Open het Excel-gegevensbestand

Stap 2: Klik linksbovenin, in het menu op: “Bestand”

Stap 3: Klik op “Werkmap beveiligen” en daarna op “Versleutelen met wachtwoord”

Stap 4: Voer nu het gewenste wachtwoord in voor het gegevensbestand (uit Keepass / Stap 1)

Kopiëer het wachtwoord dat je in stap 1 hebt gemaakt nu in het venster “Document versleutelen” van Excel. Klik op OK.

Kopiëer het wachtwoord nogmaals en klik nogmaals op OK.

Stap 5: Sla het Excelbestand op

Stap 6: E-mail het beveiligde excelbestand naar de ontvanger

Stuur het wachtwoord niet mee per e-mail!

Stap 7: SMS het wachtwoord naar het persoonlijk mobiele nummer van de ontvanger

Stap 2b: Beveilgen van een ander gegevensbestand

Het kan ook dat je een ander type gegevensbestand, zoals bijvoorbeeld een XML-bestand, Wordbestand of CSV-bestand met persoonsgegevens wilt versturen. In dit geval kun je dus niet rekenen op de versleutelfunctie van Excel en heb je een andere oplossing nodig.

Stap 1: Klik met de rechtermuisknop op het bestand, of op een geselecteerde set van bestanden en klik op ‘Toevoegen aan archief…’

Je ziet bij deze optie het volgende icoon:

Stap 2: Stel het archiefformaat en wachtwoord in

Stap 3: Voer het wachtwoord in

Stap 4: Druk op OK en dan weer op OK om het beveiligde archief aan te maken

Stap 5: E-mail het beveiligde archiefbestand naar de ontvanger

Dit bestand ziet er dan ongeveer zo uit:

Stuur het wachtwoord niet mee per e-mail!

Stap 7: SMS het wachtwoord naar het persoonlijk mobiele nummer van de ontvanger